Das beste Geschäft in der Gastronomie sind All-Inklusiv-Feiern!

All-Inklusiv-Feiern sind das BESTE Geschäft in der Gastronomie. Bei diesen Feiern kann es, anders als im á la carte Geschäft, nicht passieren, dass zu wenig getrunken, zu wenig verkauft und damit zu wenig Getränkeumsatz erzielt wird.

Das ist das Hauptproblem von vielen Anlässen, wie Weihnachten, Ostern, Pfingsten, Kommunionen, Konfirmationen, Taufe, die im Rahmen des á la carte Geschäftes gefeiert werden. In den meisten Fällen wird nicht genug Umsatz und Deckungsbeitrag mit Getränken erzielt, um den Service von diesem Umsatz ausreichend zu bezahlen. Rechnen Sie nach, falls Sie mir nicht glauben. Doch ehrlich, ich habe schon so viele 1. und 2. Weihnachtstage nachgerechnet, dass es schon erschreckend ist, wie viele Kollegen für viel zu wenig Verdienst arbeiten. In einem Training haben wir die Kalkulation mit den Zahlen vom 1. Weihnachtstag des Vorjahres durchgeführt. Das Ergebnis lautete 57 Euro Gewinn. Daraufhin holte der F&B Manager einen Fünfziger und Zehner aus seiner Tasche und gab seinem Chef das Geld mit den Worten: „Dieses Jahr bleibe ich mit meinem A… zu Hause bei meiner Frau und Kindern. Das kann doch nicht wahr sein, dass wir für so wenig Gewinn an Weihnachten unsere Mitarbeiter arbeiten lassen“.

All-Inklusiv-Veranstaltungen sind ein Garant für höhere Deckungsbeiträge und Gewinne, vorausgesetzt, man investiert im Vorfeld Zeit in die Errechnung des Verkaufspreises dieser Veranstaltungen – dem Rund-um-sorglos-Paket. Da bei solchen Veranstaltungen der Kunde eher einen Preisvergleich durchführt, geht man ein hohes Risiko ein, wenn man den Verkaufspreis nur schätzt - entweder verliert man die Veranstaltung, weil der Gast bei einem Mitbewerber einen besseren Preis bekommen hat, oder man legt bei diesem Geschäft drauf.

Achtung: Die Kalkulation von Veranstaltungen hat nichts mit der klassischen Kalkulation eines Produktes wie Speisen und Getränke zu tun. Hier wird eine ganz andere Art der Kalkulation für die Preisfindung angewendet - die sogenannte Deckungsbeitragsflussrechnung. Wer die Aufschlagskalkulation oder ähnliches anwendet, verliert unnötigerweise Geschäft und/oder Geld.

Grundsätzlich sollte jede Veranstaltung nach der Durchführung nachkalkuliert werden, um fest-zustellen, ob und wieviel Gewinn in Euro tatsächlich erwirtschaftet wurde. Natürlich sind hierbei auch die kleineren Veranstaltungen zu berücksichtigen, um herauszufinden, ab welcher Größe sich eine Veranstaltung überhaupt lohnt.

Die Veranstaltungskalkulation ist für folgende Angebotsbereiche geeignet:

  • Events in allen Bereichen
  • Schul- oder Kindergartenverpflegung
  • Außer-Haus-Veranstaltungen mit Speisen und/oder Getränken
  • Hochzeitsfeierlichkeiten mit einem Festpreis
  • Bankettveranstaltungen im eigenen Haus

Folgende Informationen werden für die Kalkulation einer Veranstaltung benötigt:

Soll-Wareneinsatz Food (WEF)

Für das vom Veranstalter ausgewählte Speisenangebot (z. B. Menü, Büfett) muss der Küchenchef einfach und schnell in der Lage sein, den WEF pro Person bestimmen zu können. Vorgefertigte Tabellen mit den einzelnen Gerichten und deren durchschnittlicher Wareneinsatz helfen dabei, die dem Veranstalter empfohlene und akzeptierte Speisenfolge kostenmäßig zusammenzustellen. Grundsätzlich sollte für jedes Bankett der Soll-Wareneinsatz Food vorauskalkuliert werden. Alle Nachkalkulationen helfen, eventuelle Abweichungen festzustellen und bei der nächsten Kalkulation zu berücksichtigen. Standardisierte Speisenartikel und die Angaben des Küchenchefs sorgen für einen vorausgeplanten Wareneinsatz. Hier ist es auch wichtig, eine Wareneinsatzreserve für Büfetts und den Putzverlust einzuplanen.

Soll-Wareneinsatz Food (WEB)

Je nachdem, ob die Getränke pauschal vom Veranstalter übernommen werden oder jeder Gast seine Getränke selbst bezahlt, muss der Getränkewareneinsatz pro Gast vorauskalkuliert werden. Der tatsächliche Wareneinsatz pro Veranstaltung ist dann nur nach dem tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Übernimmt der Veranstalter beispielsweise einen Begrüßungscocktail und die zum Menü passenden Weine, lässt sich der voraussichtliche WEB je nach Personenzahl gut berechnen. Alte Veranstaltungen können hier eine Grundlage für den Verbrauch und die Kalkulation für zukünftige All-inklusive-Veranstaltungen genutzt werden.

Personalkosten Küche (PKKÜ)

Hier sind nur die Personalkosten zu berücksichtigen, die ohne großen Aufwand der jeweiligen Veranstaltung direkt zugeordnet werden können. Dazu gehören auf jeden Fall die extra bestellten Aushilfen, Köche, die am Büfett stehen oder das Catering außer Haus betreuen. Bei diesen stehen die bezahlten Arbeitsstunden problemlos fest.

Alle anderen Mitarbeiter*innen können ungefähr oder nach dem Pareto Prinzip 20:80 der Veranstaltung zugeordnet werden. Je genauer allerdings eine Ermittlung ist, umso genauer kann der Preis für die Veranstaltung und der daraus resultierende Gewinn ermittelt werden. Es ist durchaus möglich, von dem Mitarbeitenden in der Küche eine ungefähre Anzahl der Stunden, die für ein Menü oder Büfett aufgewendet wurden, ermitteln zu lassen.

Personalkosten Service (PKS)
Hier sind die Personalkosten der Servicemitarbeiter*innen, die der jeweiligen Veranstaltung zugeordnet werden können, zu berücksichtigen. Dazu gehören auf jeden Fall die extra bestellten Aushilfen (z.B. Extrakellner, Garderobenbetreuung). Die bezahlten Arbeitsstunden im Service stehen hier meistens fest.

Personalkosten Sonstige (PKS)

Hier sind die Personalkosten der sonstigen Mitarbeiter*innen, die bei der Organisation oder Durchführung einer Veranstaltung involviert sind, zu berücksichtigen. Dies können Mitarbeiter*innen aus dem Bereich der Animation oder Guest Relation sein. Die bezahlten Arbeitsstunden für sonstige Personalkosten stehen meistens fest und sind leicht ermittelbar.

ACHTUNG! Bei allen Personalkosten sind auch die kompletten Lohnnebenkosten zu berücksichtigen. Von jedem Mitarbeiter muss es eine Berechnung der Personalkosten pro Stunde geben.

Übriger Betriebsaufwand (ÜB)

Zum übrigen Betriebsaufwand für eine Veranstaltung gehören Raumkosten, Kosten für Energie, Müll, Wasser, Verwaltung, Rechnungswesen, Abschreibung, Zinsen, Gebühren, Instandhaltung usw. Der übrige Betriebsaufwand kann teilweise nicht oder nur mit großem Aufwand ermittelt werden. Der Anteil dieses Aufwandes kann durch einen Prozentwert einer Veranstaltung zugeordnet werden. Er lässt sich auch sehr gut aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung ermitteln.

Sonstige relevante Kosten (SRK)

Hier sind alle direkt zurechenbaren Kosten, die durch die vorher beschriebenen sonstigen Erträge dem Betrieb entstehen (z. B. Einkauf von Blumengestecken, Live-Musik, Tabakwaren usw.), zu er-fassen.

Gästeanzahl (G)

Bei der Veranstaltungskalkulation von Weihnachten, Sylvester etc. steht und fällt der Gewinn mit der Anzahl der Gäste. Für jede Veranstaltung gibt es eine Mindestanzahl an Gästen, die gebraucht wird, damit mit der Veranstaltung Gewinn erwirtschaftet werden kann. Zusätzlich ist die Gästeanzahl die Grundlage um z. B. bei Hochzeiten den Verkaufspreis pro Gast zu errechnen.

 

Gewinn (GW)

Den Gewinn, den wir an einer Veranstaltung erzielen wollen, können wir in zwei Varianten berechnen:

  • a) Gewinn in Prozent

Diese Variante wird am häufigsten verwendet. Es wird ein Wert in Prozent festgelegt, der dann in der Kalkulationsberechnung verwendet wird.

  • b) Gewinn in Euro

Mit einem fixen Eurobetrag kann festgelegt werden, wie viel Gewinn als fixer Eurobetrag erzielt werden muss, damit es sich lohnt, diese Veranstaltung durchzuführen. Gerade bei kleinen und ganz großen Veranstaltungen kann es sinnvoller sein, einen Eurobetrag festzulegen. Bei kleinen Veranstaltungen, um schnell zu wissen, ob dieser Aufwand sich lohnt und bei großen Veranstaltungen, damit ein Vorteil bei der Preisgestaltung gegenüber dem Mitbewerber erzielt werden kann.

Empfehlung! Grundsätzlich rate ich von jeder Kalkulation die auf dem Wareneinsatz beruht und mit den Methoden Prozent % und Faktor ab!

Formeln die wir für Veranstaltungskalkulation benötigen:

Grundformel für den Nettoumsatz

Angebot bis Montag, 30.05.2022 23:59 Uhr

Komplett Kalkulationspaket Speisen mit ALLEN Methoden

Das Komplett Kalkulationspaket Speisen umfasst:

  • Komplettpaket "Kalkulation von Speisen mit allen Kalkulationsvarianten"
    - Speisenkalkulation mit den Varianten Kalkulationsfaktor (KF), Kalkulationsaufschlag (KA), WE in % und Deckungsbeitrag (DB) -
  • Mit diesem Komplettpaket sind Sie in der Lage, Ihre Speisen mit allen gängigen Kalkulationsverfahren zu kalkulieren.

    Das Kalkulationsschema ist mit der Artikelliste verknüpft, damit automatisch Preisänderungen in allen Kalkulationen aktualisiert werden. Zusätzlich können die Artikel durch eine Drop Down Liste ( NEU! Jetzt mit Suchfunktion um noch schneller Artikel zu finden) ausgewählt werden.
    Sie erhalten zusätzlich die errechnete Bestellmenge für jedes Produkt.

    Es gibt die 4 gängigen Kalkulationsverfahren in einer Kalkulationstabelle. Sie können Ihr bevorzugtes Kalkulationsschema frei auswählen.

    Folgende Inhalte, Beschreibungen und Vorlagen sind in der Exceldatei enthalten:

    • Stammdaten für MwSt. und Einstellungen
    • Artikelliste (hier bitte Ihre Artikel mit Preisen eingeben oder aus der Inventurliste kopieren)
    • Berücksichtigung des Putzverlustes bei der Einkaufspreisberechnung
    • Vorlage zur Berechnung des Gemeinkostenzuschlagsatzes GKZ
    • Grundkalkulation Vorwärts
    • Grundkalkulation Rückwärts
    • Berechnung des SOLL DB und SOLL Gewinn pro Hauptgericht
    • Mit Verknüpfung zur Artikelliste und Drop Down Artikel Auswahl
    • Kalkulationsschema beliebig kopierbar mit allen gängigen Kalkulationsverfahren

Das Kalkulationspaket beinhaltet:

  • Folgende Unterlagen und Dateien erhalten Sie:
    • Excelprogramm Kalkulation Speisen mit allen Kalkulationsvarianten
    • Kalkulationsvarianten KF, KA, WE% und DB
    • Konzept "Grundlagen der Kalkulation Speisen"
    • Konzept "Kalkulation Speisen mit Deckungsbeitrag"
    • Beschreibung Excelschema Kalkulation
    • Videoanleitung Excelprogramm Kalkulation
      im F&B Mitgliederbereich

    Videos und Onlinekurse im F&BS Mitgliederbereich:

    • Videoanleitung Excelprogramm
      im F&B Mitgliederbereich

    +++Online - Kurs+++

    • Online - Kurs "Die perfekte Preisgestaltung für die Gastronomie"
      ca. 110 Minuten

Unsere Lösungen für mehr Umsatz, Liquidität und Deckungsbeitrag.

Kunden sagen wie es wirklich ist

Einige Kundenstimmen von F-B Support

Sehr geehrter Herr Ladwig,

nachdem wir nun seit 2014 mit Ihnen hier im Hause zusammenarbeiten, hat sich diese Zusammenarbeit tatsächlich in Heller und Cent ausgezahlt. Wir, das Stadtwaldhaus Krefeld mit einem Biergarten von ca. 2000 Sitzplätzen, von unseren Gästen 2 mal in Folge zum beliebtesten Biergarten im Fachmagazin Fallstaff gewählt, mit 2 Veranstaltungsräumen mit Kapazitäten bis zu 800 Personen und einer Auslastung von ca. 250 Veranstaltungen im Jahr, ausschließlich Gastronomie, können uns bei Ihnen für die hervorragende Zusammenarbeit der letzten 5 Jahre nur bedanken. Ich freue mich weiterhin auf unsere konstruktive Zusammenarbeit!

Helmut Lang | Inhaber | Stadtwaldhaus Krefeld

Eine wirklich sinnvolle Investition wenn man in der Zukunft auch Gewinne einfahren will. Die alten Aufschlagskalkulationen sind nicht mehr zeitgemäß und geschäftsschädigend!!! Jeder Gastronom sollte noch heute auf Kalkulation mit Deckungsbeitrag umsteigen. Wir haben mit Herrn Ladwig zusammen einen fabelhaften In-House-Workshop durchgeführt und umgehend umgestellt. Je mehr Leute im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen umso schneller lässt sich so etwas umstellen. Ein großes Lob nochmals an den F&b Support und Herrn Ladwig. Der Mann weiß wirklich was er tut!!! Absolute Kaufempfehlung!

Holm-Christopher Kunze |Thunderbike Roadhouse | Andreas Bergerforth e.K

„Wenn ich mich mal selbstständig mache, mache ich das nur mit der Unterstützung von Herrn Ladwig und seinem F&B Support“. Nun bin ich seit 3 ½ Jahren selbstständig. Seither begleitet mich Uwe Ladwig. Ganz selbstverständlich mache ich täglich meine Eintragungen in meine Erfolgskennzahlenliste. Kaum Mehrarbeit zu den täglichen Buchhaltungsarbeiten. Ohne Kennzahlen kann ich mir das Führen meines Betriebes gar nicht mehr vorstellen. Meine Bank ist beeindruckt von meinen Kennzahlen und wünscht sich mehrere Kollegen vor Ort, die genauso aussagekräftige Zahlen vorlegen können. O-Ton meiner Bankberaterin. Ich kann diese angenehme und fruchtbare Zusammenarbeit nur empfehlen.

Martina Herzog | Inhaberin | Weinrestaurant Civitas

Es ist schon einige Zeit her das wir auf Herrn Ladwig mit seinem F&B Support aufmerksam geworden sind. Die Webinare zu dem Thema Kalkulation kann man nicht oft genug sehen. Wir selbst haben mit unserer neuen Speise- und Getränkekarte endgültig die alten Zöpfe abgeschnitten und konsequent die Methode der Deckungsbeitragskalkulation umgesetzt. Die systematische Vorgehensweise dieser Methode deckt schnell auf was für gravierende negative Folgen eine Aufschlagskalkulation hat. Natürlich finden nicht alle Gäste diesen Weg gut, jedoch gehen wir jeden Tag diesen Schritt und können Dank unserer Erkenntnis dem Ganzen trotzen und werden irgendwann auch den Platz an der Sonne genießen können. Wir persönlich gehen in der Betrachtung der gastronomischen kaufmännischen Leistung weiter als Herr Ladwig und behaupten, dass viele Kollegen nicht mal eine Aufschlagskalkulation verwenden. Hier kommt eher der gute alte Begriff „Taschenlampenkalkulation“ zum Tragen. Wir sind Gastronomen mit Leidenschaft und wünschen uns, dass alle Kollegen umdenken und diesen Weg mitgehen. Wir können es nur empfehlen.

Kerstin Gutsch

Die Thommen Gastronomie AG umfasst insgesamt 11 Betriebe mit individuellen und eigenen Konzepten. In der Thommen Gastronomie AG Gruppe werden - mit speziellen Tools aus dem Controlling wie unser Erfolgskennzahlensystem, Kalkulation mit Deckungsbeitrag, Speisendiagnosen, Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen - die stetigen Entwicklungen überwacht. Herr Ladwig hat diese Controlling-Tools in unsere Betriebe eingeführt. Wir wissen heute täglich in jedem Betrieb, wo wir mit unserem Deckungsbeitrag 1 und Deckungsbeitrag 2 stehen. Ich kann und will mir nicht mehr vorstellen, meine Betriebe ohne die täglichen Kennzahlen zu führen. Vielen Dank Uwe Ladwig vom F-B Support für das geniale System der täglichen Betriebssteuerung.

Beat Thommen | Inhaber | Thommen Gastronomie AG

Mit dem Kalkulationspaket All-in-one vom F-B Support konnte ich schnell und einfach meine Speisenkalkulationen erstellen. Zusätzlich habe ich es geschafft, meinen Wareneinsatz zu verbessern und dank der genialen Speisendiagnose den Deckungsbeitrag der Hauptgerichte zu erhöhen. Die Investition in die Kalkulationsprogramme und die Zeit zur Erstellung der Kalkulationen haben wir schon mehrfach wieder herausgeholt.

Ich kann jedem Küchenchef die Kalkulationshilfen des F-B Support uneingeschränkt empfehlen. Der nächste Schritt wird nun sein, auf ähnliche Art und Weise unseren Wareneinsatz im Beverage-Bereich zu optimieren. Mit einem minimalen Aufwand pro Tag weiß ich am Ende des Tages auf den Cent genau, wie es in unserer Kasse aussieht und nicht erst 4 Wochen später, wenn die BWA vom Steuerberater zurückkommt. Dann wäre es zu spät, um reagieren zu können.

Dank dieser Programme bin ich mittlerweile in der Lage, Küchenchefs und Gastronomen professional zu unterstützen, damit diese mehr Geld auf Ihrem Konto zu haben.

Fragen Sie Günter Kerlin vom Restaurant Kerlins Kupferpfanne in Garding

Mein Kalkulationsmentor Herr Ladwig mag es so zu vermitteln:

„Das Geld ist nicht weg… Es hat nur jemand anderes“

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording
Wir arbeiten jetzt 1 Jahr mit Herrn Ladwig zusammen und haben schon erhebliche Steigerungen im Deckungsbeitrag 2 erzielen können, die Kennzahlen Tabelle ist Goldwert und die Speisenkartendiagnose ebenfalls. Das Paket ist sehr zum Empfehlen.
Frank Hofrogge Direktor Hotel Heidegrund Garrel
Frank Hofrogge | Direktor | Hotel Heidegrund Garrel
Der allerwichtigste Leitsatz von Herrn Ladwig: "wer sich mit seinen Zahlen beschäftigt, bei dem bessern sie sich" Ich kann das aus unserer Zusammenarbeit nur bestätigen.
Halu Straub | Inhaber in Rente | Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf
Halu Straub | Inhaber in Rente| Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf