Komplettpaket für eine wirtschaftliche Mitarbeitereinsatzplanung in der Gastronomie

Mit diesem Komplettpaket sind Sie in der Lage, eine wirtschaftlichere Mitarbeitereinsatzplanung unter Berücksichtigung von Kennzahlen und Umsatzprognose zu erstellen.

Mit diesem Komplettpaket sind Sie in der Lage, eine wirtschaftlichere Mitarbeitereinsatzplanung zu erstellen. Mit Hilfe der wichtigsten Kennzahlen und Umsatzprognose können Sie so Ihre Mitarbeitereinsatzplanung überprüfen.

Sie werden Ihre Produktivität und die Personalkosten in Küche und Service verbessern - garantiert!

Folgende Inhalte, Beschreibungen und Vorlagen sind in der Exceldatei enthalten:

  • Excelprogramm für eine Abteilung Küche und/oder Service
  • Excelprogramm für ein Restaurant, Gastronomie oder F&B Betrieb
  • Excelprogramm für die Berechnung der Personalkosten pro Stunde und
    Umsatz pro Mitarbeiterstunde
  • Berücksichtigung der Personalkosten pro Stunde pro Mitarbeiter
  • Auswertung des Dienstplanes mit den SOLL - IST Kennzahlen, PK in %, Umsatz pro Mitarbeiterstunde Küche, Service und Gesamt
    Berechnung der Kennzahlen für die Umsatz Prognose und der IST - Kennzahlen
  • NEU! Deckungsbeitrag 2 täglich und für die Gesamte Dienstplan Woche
  • Auswertungen Täglich und für die komplette Dienstplanwoche
  • Auswertung in farblicher Kennzeichnung
  • Automatisierte Programmabläufe (z.b löschen von Werten) durch Makrobefehle und Schaltflächen
    Tabelle kann durch Felder und Zusätzliche Informationen erweitert werden

Alle Kalkulationspakete beinhalten:

  • Exceldatei Grundgerüst Dienstplanung
  • Exceldatei mit Dienstplan für Küche & Service und Gesamtauswertung
  • Exceldatei für die Ermittlung der Arbeitsgruppenkosten, PK pro Stunde,
    Soll Umsatz pro Mitarbeiterstunde, Anzahl der Gäste, Auslastung in % und Umsatz pro Sitzplatz
  • Konzept Mitarbeitereinsatzplanung und Ermittlung der Arbeitskosten
  • Beschreibung Excelschema Dienstplanung
  • Videoanleitung Excelschemata im F&B Mitgliederbereich
  • Video vom Webinar Mitarbeitereinsatzplanung in Excel mit Kennzahlen und Umsatzprognose

Beat Thommen sagt:
„Die Thommen Gastronomie AG umfasst insgesamt 11 Betriebe mit ganz individuellen und eigenen Konzepten.
Jeder Betrieb hat seine Besonderheiten, welche klar im Fokus stehen und die entsprechende Zielgruppe ansprechen.
In der Thommen Gastronomie AG Gruppe werden - mit speziellen Tools
aus dem Controlling wie unser Erfolgskennzahlensystem, Kalkulation mit Deckungsbeitrag, Speisendiagnosen,
Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen - die stetigen Entwicklungen überwacht.
Die heutige Gesellschaft ist sehr vielfältig und die Konzepte sind schnelllebig. Was heute absolut IN ist, kann morgen
bereits wieder OUT sein. Um dem schnelllebigen Markt gerecht zu werden, bestand der Wunsch nach einem Steuerungssystem, welches uns erlaubt,
die Wünsche und Bedürfnisse unserer Gäste zu analysieren und immer einen Schritt voraus zu sein, um die Wünsche erfüllen zu können.
Herr Ladwig hat diese Controlling-Tools in unsere Betriebe eingeführt. Wir wissen heute täglich in jedem Betrieb, wo wir mit unserem
Deckungsbeitrag 1 und Deckungsbeitrag 2 stehen.
Damit sind wir in der Lage, viel schneller unsere Betriebe der Thommen AG zu steuern als dies mit einer Auswertung von einem externen Steuerberater möglich wäre.
Dank des Erfolgskennzahlensystems können wir die Gruppe effektiv steuern und lenken.
Das Controlling Tool, wir nennen es unser Erfolgskennzahlensystem, hilft uns,
den Überblick zu behalten und zur richtigen Zeit schnell reagieren zu können,
wenn eine Veränderung durch das Management benötigt wird. Speziell möchte ich hier noch hervorheben,
dass die Pflege und Eingabe der Daten ohne grossen Aufwand im Büro zu bewältigen ist und
dies bei erheblich hohem Nutzen für unsere wirtschaftliche Unternehmensführung.
Ich kann und will mir nicht mehr vorstellen, meine Betriebe ohne die täglichen Kennzahlen zu führen.
Vielen Dank Uwe Ladwig vom F-B Support für das geniale System der täglichen Betriebssteuerung.
Beat Thommen Thommen Gastronomie AG

Der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort - wirtschaftliche Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen in der Gastronomie

Seit mehr als 30 Jahren sind die Kosten für Mitarbeiter die höchsten Kosten eines gastronomischen Betriebes.

Noch nie ist ein Betrieb in der Gastronomie aufgrund zu hohen Wareneinsatzes geschlossen wurden, die Gründe waren zu wenig Umsatz, fehlende Gäste, zu geringe Auslastung und zu hohe Personalkosten.

Trotzdem …
… gibt es mehr Warenwirtschaftssysteme als Dienstplanprogramme mit Kennzahlen und Umsatzprognose.
… wird die Küche häufiger mit den „angeblich“ zu hohen Wareneinsätzen konfrontiert.
… wird mehr Zeit mit Wareneinsatzberechnungen anstatt mit der Berechnung des Mitarbeitereinsatzes verwendet.
… kennen Betriebsleiter nicht ihre Personalkosten pro Stunde in Euro und Prozent.
… informiert die Geschäftsleitung den Betriebsleiter nicht darüber, wie hoch der Umsatz pro Mitarbeiterstunde,
   Personalkosten in % oder die Personalkosten pro BKT oder Gast sein sollen.
… werden Mitarbeiter immer noch nach dem System „wie viel Mitarbeiter brauche ich“, anstatt nach dem System „wie viele Mitarbeiter kann ich mir leisten“ eingeteilt.

Die wirtschaftliche Einsatzplanung der Mitarbeiter mit Umsatzprognose und Kennzahlen findet immer noch zu wenig statt. Der Dienstplan wird ohne Kennzahlen und Umsatzprognose erstellt. Es werden zwar mittlerweile EDV Systeme genutzt, doch diese verfügen nicht über die nötigen Kennzahlen zur wirtschaftlichen Mitarbeitereinsatzplanung. Dabei ist der Mehraufwand sehr gering im Verhältnis zum Nutzen. In einem Betrieb den wir betreut haben, lag die Verbesserung der Produktivität zwischen 30 – 40%. Nach einem Jahr stellte der Inhaber fest: „Wie konnte es sein, dass ich früher den Dienstplan von Hand, ohne Hilfsmittel geschrieben habe? Ganz zu schweigen von dem Geld, welches ich verloren habe!“
Wenn Sie Betriebsleiter eines Profitcenter sind, können Sie mit folgenden Fragen den eigenen IST-Stand Ihrer Dienstplantechnik überprüfen. Haben Sie 50% der Fragen mit „Nein“ beantwortet, besteht großes Potenzial, um das wirtschaftliche Ergebnis Ihres Betriebes erheblich zu verbessern.

  • Sie kennen die Gehälter und möglichen Zuschläge Ihrer Mitarbeiter?
  • Sie wissen, wie hoch die Lohnnebenkosten sowie die freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers sind?
  • Sie wissen, wie viele verfügbare Stunden Ihnen für die Einteilung der Mitarbeiter im Monat/Jahr zur Verfügung stehen?
  • Sie wissen, wie viel eine Stunde Mitarbeitereinsatz in Euro kostet?
  • Sie kennen Ihren Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde, den Sie erreichen müssen?
  • Sie haben den Mindest-Mitarbeiterbedarf mit einem Stellenplanschema berechnet?
  • Sie kennen den Break-Even-Point der Anzahl der Gäste, die Sie täglich benötigen?
  • Sie prognostizieren vor der Mitarbeitereinsatzplanung den zu erwartenden Umsatz aufgrund von Kennzahlen aus der Vergangenheit?
  • Sie erstellen Ihren Dienstplan in Excel oder einem anderen EDV-gestützten Dienstplanprogramm?
  • Sie kennen die Krankheitsquote Ihrer Abteilung?
  • Sie kennen täglich den Deckungsbeitrag 2?

Die Berechnung des Mitarbeitereinsatzes gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Managements. Diese A - Aufgabe entscheidet in einem Betrieb über Gewinn oder Verlust. In der Gastronomie wird ein großer Teil der Produkte selbst hergestellt und viele handwerkliche Leistungen erbracht. Es ist wichtig, dass die eingesetzten Stunden der Mitarbeiter anhand betriebswirtschaftlicher Aspekte durchdacht werden. Wir können und dürfen Mitarbeitern nicht zumuten, unproduktiv eingeteilte Stunden vom Chef durch Mehrarbeit auszugleichen. Es darf auch nicht passieren, dass Mitarbeiter defizitäre Bereiche durch unbezahlte Überstunden halbwegs profitabel machen. Profitcenter, in denen der Deckungsbeitrag 2 (DB 2 = Umsatz – Wareneinsatz – Personalkosten) negativ ist, müssen entweder aktiv beworben oder durch Verbesserung des Angebotes die Auslastung erhöht werden. Wenn das alles nichts hilft, muss der Bereich geschlossen werden, da er den Rest des Betriebes gefährden wird. Übrigens, am erfolgreichsten sind die Betriebe, in denen der am DB 2 beteiligte Abteilungsleiter die Mitarbeitereinsatzplanung durchführt. In Betrieben, in denen der unbeteiligte Abteilungsleiter den Dienstplan schreibt, werden oftmals zu wenig wirtschaftliche Gründe bei der Einsatzplanung berücksichtigt.

Folgende IST- und SOLL-Kennzahlen sind für eine wirtschaftliche Mitarbeitereinsatzplanung notwendig und müssen vom Betrieb zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Betrieb diese Daten seinem Betriebsleiter nicht zur Verfügung stellt, ist der Betrieb einzig und allein für das Ergebnis verantwortlich.

  • Personalkosten pro Stunde in € = Personalkosten inkl. aller Lohnnebenkosten / verfügbare Arbeitsstunden
  • Personalkosten pro BKT in € = Personalkosten inkl. aller Lohnnebenkosten / produzierter BKT´s
  • Personalkosten pro Gast in € = Personalkosten inkl. aller Lohnnebenkosten / Anzahl der Gäste
  • Soll Umsatz pro Mitarbeiterstunde in € = Personalkosten pro Std x 100 / 35 (PK% laut Budget)
  • Ist-Umsatz pro Mitarbeiterstunde in € = IST-Umsatz / geleistete Stunden
  • Personalkosten in % = Personalkosten x 100 / Umsatz
  • Anzahl der Gäste/ BKT pro Mitarbeiterstunde = Anzahl der Gäste/ BKT : geleistete Stunden
  • Deckungsbeitrag 2 täglich und ggf. für Mittags und Abends getrennt

 

Natürlich sind bei der Dienstplanung auch noch die weichen Faktoren wie:

 

  • Qualitäts-, Service- und Umsatzverluste bei Unterbesetzung
  • Leer- und Wartezeiten gepaart mit geringer Dienstleistungsproduktivität
  • unnötige Überstunden
  • Stress- und Arbeitsüberlastung der Mitarbeiter oder
  • geringe Arbeitsmotivation aufgrund zu vieler Mitarbeitern zu berücksichtigen.

Doch mal ganz ehrlich, die Hauptziele eines Unternehmens sind Liquidität, Gewinn und Wachstum.

Die Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen ist die eine Hälfte der Medaille. Doch was machen Sie als Betriebsleiter, wenn der Umsatz pro Mitarbeiterstunde zu niedrig oder die Personalkosten in % und pro BKT zu hoch sind? Ohne die Umsetzung von notwendigen Maßnahmen wird sich hier keine Verbesserung ergeben. Das bedeutet auch, wenn Sie nicht bereit sind, Veränderungen durchzuführen, ist keine Verbesserung möglich.

Folgende Maßnahmen bei zu niedrigem Umsatz oder zu hohen Personalkosten empfehlen wir Ihnen:

  • Steigerung der Gästeanzahl
  • Umsatzerhöhung durch aktive Verkaufsförderung und/oder Preiserhöhung, durch spezielle Angebote und Aktionen,
    durch den Verkauf neuer Produkte, durch die Generierung neuer Geschäftsfelder
  • Reduzierung der Arbeitsstunden und Abbau von Überstunden und Guttagen
  • Flexiblere Arbeitszeitgestaltung und Jahresarbeitszeitkonten
  • Erhöhung der Produktivität des Küchenteams, z. B. durch neue Produktionssysteme wie Cook & Chill
  • Gegenüberstellung der effektiven und uneffektiven Tätigkeiten
  • Ermittlung der Wartezeiten und unproduktiven Stunden des Tages

Neben allen Maßnahmen, die für mehr Geschäft und Umsatz sorgen, ist die Mitarbeitereinsatzplanung die effizienteste Möglichkeit, das Ergebnis des Betriebes zu verbessern.

Viel Erfolg bei der Umsetzung – es lohnt sich!

Kunden sagen wie es wirklich ist

Einige Kundenstimmen von F-B Support

Sehr geehrter Herr Ladwig,

nachdem wir nun seit 2014 mit Ihnen hier im Hause zusammenarbeiten, hat sich diese Zusammenarbeit tatsächlich in Heller und Cent ausgezahlt. Wir, das Stadtwaldhaus Krefeld mit einem Biergarten von ca. 2000 Sitzplätzen, von unseren Gästen 2 mal in Folge zum beliebtesten Biergarten im Fachmagazin Fallstaff gewählt, mit 2 Veranstaltungsräumen mit Kapazitäten bis zu 800 Personen und einer Auslastung von ca. 250 Veranstaltungen im Jahr, ausschließlich Gastronomie, können uns bei Ihnen für die hervorragende Zusammenarbeit der letzten 5 Jahre nur bedanken. Ich freue mich weiterhin auf unsere konstruktive Zusammenarbeit!

Helmut Lang | Inhaber | Stadtwaldhaus Krefeld

Eine wirklich sinnvolle Investition wenn man in der Zukunft auch Gewinne einfahren will. Die alten Aufschlagskalkulationen sind nicht mehr zeitgemäß und geschäftsschädigend!!! Jeder Gastronom sollte noch heute auf Kalkulation mit Deckungsbeitrag umsteigen. Wir haben mit Herrn Ladwig zusammen einen fabelhaften In-House-Workshop durchgeführt und umgehend umgestellt. Je mehr Leute im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen umso schneller lässt sich so etwas umstellen. Ein großes Lob nochmals an den F&b Support und Herrn Ladwig. Der Mann weiß wirklich was er tut!!! Absolute Kaufempfehlung!

Holm-Christopher Kunze |Thunderbike Roadhouse | Andreas Bergerforth e.K

„Wenn ich mich mal selbstständig mache, mache ich das nur mit der Unterstützung von Herrn Ladwig und seinem F&B Support“. Nun bin ich seit 3 ½ Jahren selbstständig. Seither begleitet mich Uwe Ladwig. Ganz selbstverständlich mache ich täglich meine Eintragungen in meine Erfolgskennzahlenliste. Kaum Mehrarbeit zu den täglichen Buchhaltungsarbeiten. Ohne Kennzahlen kann ich mir das Führen meines Betriebes gar nicht mehr vorstellen. Meine Bank ist beeindruckt von meinen Kennzahlen und wünscht sich mehrere Kollegen vor Ort, die genauso aussagekräftige Zahlen vorlegen können. O-Ton meiner Bankberaterin. Ich kann diese angenehme und fruchtbare Zusammenarbeit nur empfehlen.

Martina Herzog | Inhaberin | Weinrestaurant Civitas

Es ist schon einige Zeit her das wir auf Herrn Ladwig mit seinem F&B Support aufmerksam geworden sind. Die Webinare zu dem Thema Kalkulation kann man nicht oft genug sehen. Wir selbst haben mit unserer neuen Speise- und Getränkekarte endgültig die alten Zöpfe abgeschnitten und konsequent die Methode der Deckungsbeitragskalkulation umgesetzt. Die systematische Vorgehensweise dieser Methode deckt schnell auf was für gravierende negative Folgen eine Aufschlagskalkulation hat. Natürlich finden nicht alle Gäste diesen Weg gut, jedoch gehen wir jeden Tag diesen Schritt und können Dank unserer Erkenntnis dem Ganzen trotzen und werden irgendwann auch den Platz an der Sonne genießen können. Wir persönlich gehen in der Betrachtung der gastronomischen kaufmännischen Leistung weiter als Herr Ladwig und behaupten, dass viele Kollegen nicht mal eine Aufschlagskalkulation verwenden. Hier kommt eher der gute alte Begriff „Taschenlampenkalkulation“ zum Tragen. Wir sind Gastronomen mit Leidenschaft und wünschen uns, dass alle Kollegen umdenken und diesen Weg mitgehen. Wir können es nur empfehlen.

Kerstin Gutsch

Die Thommen Gastronomie AG umfasst insgesamt 11 Betriebe mit individuellen und eigenen Konzepten. In der Thommen Gastronomie AG Gruppe werden - mit speziellen Tools aus dem Controlling wie unser Erfolgskennzahlensystem, Kalkulation mit Deckungsbeitrag, Speisendiagnosen, Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen - die stetigen Entwicklungen überwacht. Herr Ladwig hat diese Controlling-Tools in unsere Betriebe eingeführt. Wir wissen heute täglich in jedem Betrieb, wo wir mit unserem Deckungsbeitrag 1 und Deckungsbeitrag 2 stehen. Ich kann und will mir nicht mehr vorstellen, meine Betriebe ohne die täglichen Kennzahlen zu führen. Vielen Dank Uwe Ladwig vom F-B Support für das geniale System der täglichen Betriebssteuerung.

Beat Thommen | Inhaber | Thommen Gastronomie AG

Mit dem Kalkulationspaket All-in-one vom F-B Support konnte ich schnell und einfach meine Speisenkalkulationen erstellen. Zusätzlich habe ich es geschafft, meinen Wareneinsatz zu verbessern und dank der genialen Speisendiagnose den Deckungsbeitrag der Hauptgerichte zu erhöhen. Die Investition in die Kalkulationsprogramme und die Zeit zur Erstellung der Kalkulationen haben wir schon mehrfach wieder herausgeholt.

Ich kann jedem Küchenchef die Kalkulationshilfen des F-B Support uneingeschränkt empfehlen. Der nächste Schritt wird nun sein, auf ähnliche Art und Weise unseren Wareneinsatz im Beverage-Bereich zu optimieren. Mit einem minimalen Aufwand pro Tag weiß ich am Ende des Tages auf den Cent genau, wie es in unserer Kasse aussieht und nicht erst 4 Wochen später, wenn die BWA vom Steuerberater zurückkommt. Dann wäre es zu spät, um reagieren zu können.

Dank dieser Programme bin ich mittlerweile in der Lage, Küchenchefs und Gastronomen professional zu unterstützen, damit diese mehr Geld auf Ihrem Konto zu haben.

Fragen Sie Günter Kerlin vom Restaurant Kerlins Kupferpfanne in Garding

Mein Kalkulationsmentor Herr Ladwig mag es so zu vermitteln:

„Das Geld ist nicht weg… Es hat nur jemand anderes“

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording
Wir arbeiten jetzt 1 Jahr mit Herrn Ladwig zusammen und haben schon erhebliche Steigerungen im Deckungsbeitrag 2 erzielen können, die Kennzahlen Tabelle ist Goldwert und die Speisenkartendiagnose ebenfalls. Das Paket ist sehr zum Empfehlen.
Frank Hofrogge Direktor Hotel Heidegrund Garrel
Frank Hofrogge | Direktor | Hotel Heidegrund Garrel
Der allerwichtigste Leitsatz von Herrn Ladwig: "wer sich mit seinen Zahlen beschäftigt, bei dem bessern sie sich" Ich kann das aus unserer Zusammenarbeit nur bestätigen.
Halu Straub | Inhaber in Rente | Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf
Halu Straub | Inhaber in Rente| Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf

Hallo Herr Ladwig,
ich habe soeben eine Auswertung der neuen Karte vom Start bis heute durchgeführt, und wollte Sie an dem erfreulichen Ergebnis teilhaben lassen!
Der Deckungsbeitrag ist um satte 68 Cent gestiegen und es gibt außer Gewinnern und Rennern nur noch einen einzigen Schläfer auf der Karte!
Sogar das Thai Huhn, das immer ein Renner war, ist zum Gewinner mutiert und das Thai Curry mit Garnelen läuft auf einmal besser als vorher und wir verdienen endlich was daran… Vom Verlierer zum fast Gewinner!  (es ist minimal unter dem DB-Durschnitt also quasi ein Gewinner 😉 )

Auch die Gästezufriedenheit ist nach wie vor ungebrochen

Ich bin begeistert! Und hoffe Sie auch! 😊😊😊

Marc Wilsing | Küchenleiter | Restaurant Fischer Ammersee
Marc Wilsing | Küchenleiter | Restaurant Fischer Ammersee