So vermeidest Du einen unwirtschaftlichen Mitarbeitereinsatz im Gastgewerbe und kannst den Fachkräftemangel verringern - nicht lösen.

Seit etwa 30 Jahren sind die Personalkosten der höchste Kostenfaktor in der Gastronomie. Als 2015 der Mindestlohn und die Dokumentationspflicht in Kraft traten, stiegen die Personalkosten weiter an. Nicht nur der Stundenlohn der Mitarbeiter erhöhte sich, auch die zu bezahlenden Stunden verringerten den Gewinn. Doch eines hat sich kaum verändert: Vielerorts wird der Dienstplan noch immer „aus dem Bauch heraus“ ohne Zahlen - Daten - Fakten erstellt, so nach dem Motto: „Wird schon passen, wir sparen lieber an anderen Stellen.“

Vermeide unwirtschaftlichen Mitarbeitereinsatz, auch das wird zur Verringerung des Fachkräftemangels beitragen.

Jedoch nur, wenn Du dich auch fragst:
Wie viele Mitarbeiter*innen kann oder will ich mir leisten?  Z.D.F. => Zahlen Daten und Fakten.

Wie wäre es, wenn Du statt „Wie viele Leute brauche ich für die einzelnen Tage?“ die Frage „Wie viele Mitarbeiter*innen kann ich mir für die Tage überhaupt leisten?“ stellen würdest? Was würde passieren, wenn Du Deinen Dienstplan auf der Basis von Umsatzprognosen und anderen Kennzahlen planst? Das hört sich vielleicht kompliziert und mühsam an, aber es lohnt sich: Du vermeidest Leer- und Wartezeiten und musst weniger unproduktive Stunden bezahlen. Die Produktivität steigt rapide und Du bist auf der Gewinnspur. Die Königsdisziplin in der Gastronomie ist das Erstellen des Dienstplanes mit Umsatzprognose und Kennzahlen. Aber wie gehst Du am besten vor?

Eine neue Herangehensweise: Dienstplan auf der Basis von Umsatzprognosen und Kennzahlen erstellen

Letztendlich geht es um eine Veränderung der Denkweise. Die Tools oder die zusätzlichen Rechenschritte lassen sich schnell und einfach umsetzen. Im Kern geht es immer um die Frage: „Wie schaffe ich es, meine Mitarbeiter*innen zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle zu haben, ohne dass ich letztendlich draufzahle und Verlust mache?“ Der Schlüssel dazu liegt im Umsatz, der für den jeweiligen Tag prognostiziert wird. Ein Beispiel: Der Koch will für Freitag drei Mitarbeiter*innen in der Küche haben. Natürlich muss alles gut vorbereitet werden. Am Freitag der Vorwoche sind zwei Küchenhilfen bereits um 19 Uhr gegangen, weil lediglich 110 Euro Umsatz erwirtschaftet wurde – das reicht noch nicht einmal für die Deckung der Personalkosten, und der Besitzer musste mal wieder zuzahlen.

Die Lehre daraus: Wenn der erwartete Tagesumsatz oder die Anzahl der Gäste x Umsatz pro Gast nicht ausreicht, um auf einen finanziellen grünen Zweig zu kommen, dann ist es unbedingt notwendig, den Dienstplan zu verändern. Das ist erheblich einfacher als kurzfristig den Umsatz zu erhöhen. Eine Alternative könnte die Einführung von weiteren Ruhetagen sein. Denn wenn Du an einem Tag, der Dir Deckungsbeitrag 2 minus bringt, nicht aufmachst, dann machst Du „Plus“.

Die Kraft der Zahlen nutzen

Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß, ist die teuerste Methode der Mitarbeitereinsatzplanung. Wahrscheinlich orientierst Du Dich mit dem Dienstplan bereits am Umsatz. Du weißt aus Deinem Kassensystem, welche Tage gut laufen und nehmen grummelnd zur Kenntnis, wenn Deine Mitarbeiter*innen nicht ausgelastet sind, weil weniger Gäste als erwartet da sind. Wenn Du etwas tiefer in die Dienstplanoptimierung einsteigst, bekommst Du weitaus mehr Planungssicherheit und erhöhst die Produktivität und das Ergebnis Deines Betriebes massiv. Denn die Planung beinhaltet die einzige und berechtigte Hoffnung auf zukünftige Verbesserungen in unserem Entscheidungsverhalten!

Mit der Analyse der vorhandenen Daten starten und täglich Kosten im Blick halten

Wie kannst Du starten? Am besten mit einer Datenanalyse, um daraus Erkenntnisse für die Dienstplanung zu gewinnen. Wenn Du genauer weißt, wie viele Gäste kommen (nutze die Corona-Regeln dazu, dass mehr Gäste reservieren und zu vorgegebenen Zeiten kommen) und wie viel Umsatz pro Gast Du an den verschiedenen Tagen erwarten kannst, dann ist das eine gute Basis. Zusätzlich zum Dienstplan, den Du ja sowieso schon schreibst, kommen also nun Umsatzprognosen hinzu. Viele, die diesen Weg gegangen sind, verteilen den Umsatz dann auf die Abteilungen auf, z.B. 70 Prozent des Umsatzes geht auf die Küche mit Speisen, der Rest auf den Service mit den Getränken. Damit kannst Du besser erkennen, ob Du überhaupt genug Umsatz machst, um Deine Mitarbeiter*innen und die anderen Kosten zu bezahlen. Wenn Du eine klare Übersicht der Kosten täglich hast und diese mit den Umsatzprognosen vergleichst, dann kommst Du zu Entscheidungen, über die Du normalerweise noch tief nachts grübelst.
Achtung! In vielen Betrieben, die wir betreuen und die ihren Dienstplan mit Umsatzprognose und Kennzahlen erstellen, trat anschließend das Phänomen der Minusstunden bei den Mitarbeiter*innen auf. Überlege bitte vor dem Umstieg, wie Du mit Minusstunden umgehen willst.

 

Die wichtigsten Kennzahlen für die Dienstplanoptimierung

Für einen Dienstplan, der sich an Umsätzen und der Produktivität Deiner Mitarbeiter*innen orientiert, benötigst Du folgende Zahlen und Kennzahlen:

  • Prognose Umsatz (Anzahl der Gäste x Umsatz pro Gast)
  • Umsatzanteil F&B (60:40, 65:35 etc.)
  • Soll Personalkosten in % laut Budget
  • Soll Umsatz pro Mitarbeiterstunde
  • Ist Wareneinsatz laut BWA in %
  • Personalkosten pro Stunde pro Mitarbeiter
  • Arbeitsstunden der Mitarbeiter

Mit Umsatzprognose und einer Prognose der zu erwartenden Gäste starten

Lass Dich nicht von der Liste verunsichern. Meine Empfehlung: Fang einfach an, selbst wenn Du noch nicht sofort alle Soll-Kennzahlen zusammen hast. Dein Umsatz wird sich dadurch nicht verschlechtern. Starte mit einer Umsatzprognose und einer Prognose der zu erwartenden Gäste. Aufgrund dieser Zahlen verändert sich schon Dein Denken, Dein Handeln und dann der Dienstplan. Ein Beispiel: Du willst am nächsten Freitag einen Umsatz von 1.000 EUR machen. Dann kannst Du vorgeben, dass die Personalkosten höchstens 30 Prozent des Gesamtumsatzes ausmachen dürfen oder 60 Euro Umsatz pro Mitarbeiterstunde. Wenn Du das in eine Dienstplan-Vorlage eingibst, ergeben sich in unserem Beispiel ca. 17 Mitarbeiterstunden. Du hast aber ursprünglich 29 Stunden eingeteilt. Um diese Mitarbeiterkosten finanziell zu rechtfertigen, musst Du aber einen Umsatz von 1.740 Euro machen. Also, was tun? Wahrscheinlich ist der einfachere Weg, eine*n Mitarbeiter*in von der Schicht zu nehmen. Denn es ist viel schwieriger, mal eben den Umsatz um 74 Prozent zu erhöhen.

"Deckungsbeitrag 2" ist die wichtigste Kennzahl

An anderer Stelle habe ich bereits über die Vorzüge des Deckungsbeitrags geschrieben. Für die Dienstplanoptimierung ist der „Deckungsbeitrag 2“ die allerwichtigste Kennzahl. Diese Zahl sagt Dir, welcher Deckungsbeitrag übrigbleibt, wenn Du vom Umsatz den Wareneinsatz und die Personalkosten abziehst. Den Deckungsbeitrag 2 brauchst Du, um Pacht, Energie, Marketing, Verwaltung, Afa, GWG, Zinsen … und den Gewinn zu decken.

Für die Dienstplankontrolle der tatsächlichen Ergebnisse benötigst Du die folgenden Kennzahlen:

  • Ist Deckungsbeitrag 2
  • Ist Umsatz pro Mitarbeiterstunde
  • Ist Personalkosten in %
  • Ist Personalkosten pro Stunde

Wenn Du den Deckungsbeitrag 2 nicht täglich aus Deinem Dienstplan- oder Kassensystem bekommst (was dann ein echt schwaches System ist), dann probiere diesen Trick: Ziehe einfach vom Umsatz netto – 30% ø Wareneinsatz (besorge Dir den tatsächlichen ø Wareneinsatz aus der BWA Deines Betriebes) und die Ist-Personalkosten des Tages ab. An diese Zahl kommst Du recht einfach, weil Du weißt, wie teuer ein Mitarbeiter*in pro Stunde für Deinen Betrieb ist und wie lange er/sie arbeitet. Die Ist-Personalkosten in Euro inklusive aller Lohnnebenkosten (Begriff: Brutto-Brutto Lohnkosten) täglich, sollte Dein Dienstplanprogramm unbedingt ausgeben können.

Formel: Umsatz netto – Wareneinsatz – Personalkosten = Deckungsbeitrag 2

Wenn Dein Ist-Deckungsbeitrag 2 niedriger ist als der Soll-Deckungsbeitrag 2, hast Du nicht genügend Geld erwirtschaftet, um weitere Kosten des Betriebes inklusive Gewinn zu decken. Leider kenne ich kein gängiges Dienstplanprogramm, das den Deckungsbeitrag 2 standardmäßig in den Auswertungen miteinbezieht. Ich biete daher ein Dienstplanprogramm auf Excelbasis und ein Online-Seminar an.

Erhöhe die Produktivität um bis zu 50%

Viele Gastronomen, die auf diese Weise die Produktivität erhöhen – statt lediglich den Sparknopf zu drücken – bemerken schnell, dass die Mitarbeiter*innen schnell Minusstunden ansammeln. Du musst Dir also auch Gedanken machen, wie Du mit diesen Minusstunden umgehst. Aus diesem Grund solltest Du das Erstellen des Dienstplans zur Chefsache erklären. Denn wenn jemand den Dienstplan schreibt, dessen Geld es nicht ist, was er da bei der Mitarbeitereinsatzplanung verteilt, dann wird der Dienstplan meist nach anderen Kriterien als nach Umsatz oder Deckungsbeitrag 2 erstellt. Aus wirtschaftlichen Gründen solltest Du das Thema Dienstplanung fest in der Hand halten. Die Zahlen nehmen zusätzlich auch etwas die Emotionalität aus Diskussionen mit Mitarbeiter*innen heraus. Du kannst die Kennzahlen aber auch benutzen, um Deine Mitarbeiter zu motivieren, zu fordern und zu fördern. Denn niemand will sich in der Küche und im Service langweilen, weil niemand mehr im Restaurant sitzt.
Für den Umstieg auf die Mitarbeitereinsatzplanung mit Umsatzprognose und Kennzahlen gibt es einen Online-Kurs und ein Komplettpaket.

Viel Erfolg bei der Umsetzung - wir haben uns mehr Wertschöpfung verdient!
Euer Uwe vom F&B Support

Experte für Kalkulation und 2 dimensionaler Preispolitik

Hier gibt es zahlreiche kosten_lose Online - Kurse für mehr Umsatz, Marge und Deckungsbeitrag!

Kunden sagen wie es wirklich ist

Einige Kundenstimmen von F-B Support

Sehr geehrter Herr Ladwig,

nachdem wir nun seit 2014 mit Ihnen hier im Hause zusammenarbeiten, hat sich diese Zusammenarbeit tatsächlich in Heller und Cent ausgezahlt. Wir, das Stadtwaldhaus Krefeld mit einem Biergarten von ca. 2000 Sitzplätzen, von unseren Gästen 2 mal in Folge zum beliebtesten Biergarten im Fachmagazin Fallstaff gewählt, mit 2 Veranstaltungsräumen mit Kapazitäten bis zu 800 Personen und einer Auslastung von ca. 250 Veranstaltungen im Jahr, ausschließlich Gastronomie, können uns bei Ihnen für die hervorragende Zusammenarbeit der letzten 5 Jahre nur bedanken. Ich freue mich weiterhin auf unsere konstruktive Zusammenarbeit!

Helmut Lang | Inhaber | Stadtwaldhaus Krefeld

Eine wirklich sinnvolle Investition wenn man in der Zukunft auch Gewinne einfahren will. Die alten Aufschlagskalkulationen sind nicht mehr zeitgemäß und geschäftsschädigend!!! Jeder Gastronom sollte noch heute auf Kalkulation mit Deckungsbeitrag umsteigen. Wir haben mit Herrn Ladwig zusammen einen fabelhaften In-House-Workshop durchgeführt und umgehend umgestellt. Je mehr Leute im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen umso schneller lässt sich so etwas umstellen. Ein großes Lob nochmals an den F&b Support und Herrn Ladwig. Der Mann weiß wirklich was er tut!!! Absolute Kaufempfehlung!

Holm-Christopher Kunze |Thunderbike Roadhouse | Andreas Bergerforth e.K

„Wenn ich mich mal selbstständig mache, mache ich das nur mit der Unterstützung von Herrn Ladwig und seinem F&B Support“. Nun bin ich seit 3 ½ Jahren selbstständig. Seither begleitet mich Uwe Ladwig. Ganz selbstverständlich mache ich täglich meine Eintragungen in meine Erfolgskennzahlenliste. Kaum Mehrarbeit zu den täglichen Buchhaltungsarbeiten. Ohne Kennzahlen kann ich mir das Führen meines Betriebes gar nicht mehr vorstellen. Meine Bank ist beeindruckt von meinen Kennzahlen und wünscht sich mehrere Kollegen vor Ort, die genauso aussagekräftige Zahlen vorlegen können. O-Ton meiner Bankberaterin. Ich kann diese angenehme und fruchtbare Zusammenarbeit nur empfehlen.

Martina Herzog | Inhaberin | Weinrestaurant Civitas

Es ist schon einige Zeit her das wir auf Herrn Ladwig mit seinem F&B Support aufmerksam geworden sind. Die Webinare zu dem Thema Kalkulation kann man nicht oft genug sehen. Wir selbst haben mit unserer neuen Speise- und Getränkekarte endgültig die alten Zöpfe abgeschnitten und konsequent die Methode der Deckungsbeitragskalkulation umgesetzt. Die systematische Vorgehensweise dieser Methode deckt schnell auf was für gravierende negative Folgen eine Aufschlagskalkulation hat. Natürlich finden nicht alle Gäste diesen Weg gut, jedoch gehen wir jeden Tag diesen Schritt und können Dank unserer Erkenntnis dem Ganzen trotzen und werden irgendwann auch den Platz an der Sonne genießen können. Wir persönlich gehen in der Betrachtung der gastronomischen kaufmännischen Leistung weiter als Herr Ladwig und behaupten, dass viele Kollegen nicht mal eine Aufschlagskalkulation verwenden. Hier kommt eher der gute alte Begriff „Taschenlampenkalkulation“ zum Tragen. Wir sind Gastronomen mit Leidenschaft und wünschen uns, dass alle Kollegen umdenken und diesen Weg mitgehen. Wir können es nur empfehlen.

Kerstin Gutsch

Die Thommen Gastronomie AG umfasst insgesamt 11 Betriebe mit individuellen und eigenen Konzepten. In der Thommen Gastronomie AG Gruppe werden - mit speziellen Tools aus dem Controlling wie unser Erfolgskennzahlensystem, Kalkulation mit Deckungsbeitrag, Speisendiagnosen, Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen - die stetigen Entwicklungen überwacht. Herr Ladwig hat diese Controlling-Tools in unsere Betriebe eingeführt. Wir wissen heute täglich in jedem Betrieb, wo wir mit unserem Deckungsbeitrag 1 und Deckungsbeitrag 2 stehen. Ich kann und will mir nicht mehr vorstellen, meine Betriebe ohne die täglichen Kennzahlen zu führen. Vielen Dank Uwe Ladwig vom F-B Support für das geniale System der täglichen Betriebssteuerung.

Beat Thommen | Inhaber | Thommen Gastronomie AG

Mit dem Kalkulationspaket All-in-one vom F-B Support konnte ich schnell und einfach meine Speisenkalkulationen erstellen. Zusätzlich habe ich es geschafft, meinen Wareneinsatz zu verbessern und dank der genialen Speisendiagnose den Deckungsbeitrag der Hauptgerichte zu erhöhen. Die Investition in die Kalkulationsprogramme und die Zeit zur Erstellung der Kalkulationen haben wir schon mehrfach wieder herausgeholt.

Ich kann jedem Küchenchef die Kalkulationshilfen des F-B Support uneingeschränkt empfehlen. Der nächste Schritt wird nun sein, auf ähnliche Art und Weise unseren Wareneinsatz im Beverage-Bereich zu optimieren. Mit einem minimalen Aufwand pro Tag weiß ich am Ende des Tages auf den Cent genau, wie es in unserer Kasse aussieht und nicht erst 4 Wochen später, wenn die BWA vom Steuerberater zurückkommt. Dann wäre es zu spät, um reagieren zu können.

Dank dieser Programme bin ich mittlerweile in der Lage, Küchenchefs und Gastronomen professional zu unterstützen, damit diese mehr Geld auf Ihrem Konto zu haben.

Fragen Sie Günter Kerlin vom Restaurant Kerlins Kupferpfanne in Garding

Mein Kalkulationsmentor Herr Ladwig mag es so zu vermitteln:

„Das Geld ist nicht weg… Es hat nur jemand anderes“

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording
Wir arbeiten jetzt 1 Jahr mit Herrn Ladwig zusammen und haben schon erhebliche Steigerungen im Deckungsbeitrag 2 erzielen können, die Kennzahlen Tabelle ist Goldwert und die Speisenkartendiagnose ebenfalls. Das Paket ist sehr zum Empfehlen.
Frank Hofrogge Direktor Hotel Heidegrund Garrel
Frank Hofrogge | Direktor | Hotel Heidegrund Garrel
Der allerwichtigste Leitsatz von Herrn Ladwig: "wer sich mit seinen Zahlen beschäftigt, bei dem bessern sie sich" Ich kann das aus unserer Zusammenarbeit nur bestätigen.
Halu Straub | Inhaber in Rente | Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf
Halu Straub | Inhaber in Rente| Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf