Mit Kennzahlen den gastronomischen Betrieb schneller und besser steuern

Controlling mit Kennzahlen wird häufig als lästige Zeitverschwendung angesehen. Aber erforderlich sind nur fünf bis sieben Zahlen, um daraus alle relevanten Kennzahlen abbilden zu können. Das dauert höchstens zehn Minuten, wird aber das Betriebsergebnis nachhaltig verbessern. Was sind nun die relevanten Kennzahlen und wie können diese ermittelt werden?

Ob Deckungsbeitragsrechnung, Speiseplan- oder Dienstplanoptimierung: überall entstehen Kennzahlen, mit denen Du Dein Geschäft schneller und genauer steuern kannst. Da Du kein „Datenanalyst“ bist, der den ganzen Tag konzentriert an komplexen Datenmodellen sitzt, wirst Du diese Art des „Controllings“ möglicherweise als lästige Zeitverschwendung ansehen. Dabei brauchst Du täglich nur fünf bis sieben Zahlen in ein Erfolgskennzahlen-System eintragen, um daraus alle relevanten Kennzahlen abbilden zu können. Das dauert höchstens zehn Minuten, wird aber das Betriebsergebnis nachhaltig verbessern.

Kennzahlen? Die bekomme ich doch als betriebswirtschaftliche Auswertung von meinem Steuerberater, wirst Du jetzt vielleicht einwenden. Allerdings kümmert sich Dein Steuerberater eher um die Steuer und nicht um Deine wirtschaftliche Betriebsführung. Zudem musst Du zwei bis drei Wochen warten, bis die BWA fertig ist, die lediglich einen 30-Tage-Durchschnitt ausweist. Das ist als Entscheidungsgrundlage recht dünn, denn nach dem Pareto-Prinzip verdienen Gastronomen im Monat nur an ca. 20 Prozent der Tage richtig Geld. Genau diese Mikrotrends gilt es aufzuspüren. Und das geht nur mit Kennzahlen, die tägliche – oder sogar stündliche – Entwicklungen dokumentieren. Mit Kennzahlen kannst Du schneller bessere Entscheidungen treffen und Kennzahlen unterstützen Dich auch bei der Mitarbeiterführung.

Was solltest Du täglich eingeben?

Es gibt einige Dienstplan-, Warenwirtschafts- und Preiskalkulationsprogramme in der Gastronomie, aber ich habe noch kein System kennengelernt, dass wirklich alle wichtigen Kennzahlen ausgibt. Auch wenn es zunächst sperrig wirkt, empfehle ich die Eingabe der Kennzahlen in Excel. Besser mit Excel arbeiten als ein Softwaresystem nutzen, dass die notwendigen Kennzahlen nicht errechnet. Das hat einige Vorteile: Da Du die Zahlen selbst eingibst – idealerweise noch abends oder, auch okay, am nächsten Vormittag – verfolgst Du die Entwicklungen genauer. Du merkst sofort, wenn etwas nicht richtig eingetragen ist und welche Tage erfolgreicher als andere waren. Diese Art der „menschlichen Qualitätskontrolle“ hilft Dir, schon während der Eingabe einen guten Überblick zu bekommen. Das kann aktuell noch keine Maschine für Dich erledigen.

Du brauchst nur wenige Zahlen, um die wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln. Täglich solltest Du den Umsatz aus Speisen und Getränke sowie die Anzahl der Gäste aus dem Kassensystem übertragen oder besser noch kopieren. Die Mitarbeiterstunden für die Küche und den Service kannst Du aus dem Dienstplan ziehen. Der größte Aufwand liegt in der Regel im Erfassen des Wareneinsatzes durch den Küchenchef. Diese Zahlen kannst Du aber auch aus der Buchhaltung nehmen. Auch hier hilft es, wenn der Küchenchef die Zahlen zumindest zu Beginn manuell eingibt, um während der Eingabe Entwicklungen besser zu verstehen. Hat sich das Eingeben eingeschliffen, benötigst Du dafür täglich höchstens zehn Minuten. Dann kannst Du nach dem Motto „Analyse öffnet die Augen“ die Kennzahlen auswerten.

Mit diesen Kennzahlen solltest Du Dich täglich beschäftigen, wenn es besser werden soll:

  • Deckungsbeitrag 2 {Umsatz-Wareneinkauf (WE*)-Personalkosten (PK)}
  • Deckungsbeitrag 1 pro Gast {Umsatz- WE* / Gäste}
  • Deckungsbeitrag 2 pro Gast {Umsatz- WE-PK / Gäste}
  • Umsatz pro Sitzplatz {Umsatz / verfügbare Sitzplätze}
    (Zielsetzung für diese Kennzahl sollte 20,00 – 25,00 € sein)
  • Umsatz pro Gast {Umsatz / Gäste}
  • Umsatz pro Mitarbeiterstunde {Umsatz / Arbeitsstunden}
    (Zielsetzung für diese Kennzahl sollte mindestens 50,00 – 60,00 € sein)
  • Personalkosten in % {PK / Umsatz x 100}
    (Zielsetzung für diese Kennzahl sollte ca. 30 – 35% sein)
  • Auslastung in % {Gäste x 100 / verfügbare Sitzplätze}
  • Verhältnis F&B {Umsatz Getränke x 100 / Umsatz F&B}
    (Zielsetzung für diese Kennzahl sollte ca. 35- 40% Getränkeanteil sein)
  • *Kalkulatorischer Wareneinsatz aus der Rezeptur/WaWi

Insbesondere den Deckungsbeitrag 2 solltest Du Dir sehr genau und täglich anschauen. Im Beitrag „Mit der Deckungsbeitragskalkulation zu mehr Gewinn“ erkläre ich, warum der Deckungsbeitrag 2 die wichtigste Kennzahl für Ihr Geschäft ist.

 

 

Die richtigen Erkenntnisse aus den Kennzahlen

Selbst wenn Du alle relevanten Kennzahlen erfasst hast, wird Dein Geschäft nicht unbedingt besser. Es kommt darauf an, welche Erkenntnisse Du aus den Zahlen ziehst und welche Maßnahmen zur Verbesserung Du einleitest. Schließlich sollen die Kennzahlen dem Management dienen. Du kannst über die Kennzahlen nicht nur langfristige Trends verfolgen, sondern auch kurzfristig herausfinden, was gut und weniger gut lief und darauf reagieren.

Statt Kennzahlen als ewige Warnung zu verstehen, kannst Du diese auch als Erfolgskontrolle und als Motivator für Dich und Dein Team einsetzen. Viele Gastronomen rücken die Kennzahlen nicht an ihre Mitarbeiter*innen heraus, weil sie Angst haben, die Mitarbeiter*innen wollen mehr Geld (wenn es gut läuft) oder sind sehr besorgt (wenn die Zahlen nicht stimmen). Dabei hilft mehr Transparenz dabei, dass sich das Team auch wirklich als verschworene Gruppe identifiziert. Mit Kennzahlen lassen sich gemeinsam hohe Ziele erreichen und gemeinsam auch den Bock umwerfen, wenn es mal weniger gut läuft. Andere Gastronomen geben keine Kennzahlen heraus, weil sie schlichtweg keine haben. Das fällt dann unter die Rubrik Blindflug und es wird zur Überraschung, was am Monatsende rauskommt.

Fang mit den Kennzahlen an, die Du schon hast

Der Erfolgsfaktor des Kennzahlensystems ist, dass Du die Kennzahlen regelmäßig und vollständig ermittelst. Allerdings brauchst Du keinen kompletten Kennzahlenkatalog für den Start. Wichtig ist, dass Du überhaupt anfängst. Nachdem Du die ersten Kennzahlen ermittelt hast, kannst Du daraus eine Vorgabe und ein Budget erstellen. Diese Vorgaben kannst Du dann über die Zeit (Stunden, Tage oder Monate) vergleichen und Dir Ziele setzen. Vielleicht kannst Du Deine Kennzahlen auch mit den Kennzahlen befreundeter Gastronomen vergleichen. Das Beurteilen der Kennzahlen wird das „Kernstück“ genannt. Hier hilft ein Kennzahlenkatalog, mit dem Du jede Kennzahl einzeln beurteilst und die nötigen Schlüsse daraus ziehen kannst.

So wie ein Flughafen einen Notfallplan hat, wenn beispielsweise ein Flugzeug über die Landebahn schlittert, solltest Du für Dich festlegen, was Du tust, wenn sich Kennzahlen nicht wie erwartet entwickeln. Auch wenn Gastronomen gerne emotional entscheiden wollen, helfen hier die „nackten Zahlen“, das Bauchgefühl zu bestärken oder vielleicht doch gegenzurudern. Wenn Du genau weißt, wohin Du willst und wie weit Du davon weg bist, dann wirst Du damit schon kurzfristig mehr Erfolg haben. Kennzahlen weisen Dir den Weg dahin und Analyse öffnet Dir die Augen.

Viel Erfolg bei der Umsetzung - wir haben uns mehr Wertschöpfung verdient!
Euer Uwe vom F&B Support

Experte für Kalkulation und 2 dimensionaler Preispolitik

Hier können Sie sich zu einer 30 minütigen, kostenlosen Strategie - Session zu Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung anmelden.

Bitte füllen Sie die BWA Eingabe Tabelle für 6 - 12 Monate aus und senden uns diese zusammen mit dem Fragebogen (Upload letzte Frage) zu.

Download 22 01 00 Eingabe BWA Fuer Auswertungen 2018 2024 und Strategie - Session 2022! Das Passwort für die Datei bitte per Mail an info@f-bsupport.de anfordern.

Kunden sagen wie es wirklich ist

Einige Kundenstimmen von F-B Support

Sehr geehrter Herr Ladwig,

nachdem wir nun seit 2014 mit Ihnen hier im Hause zusammenarbeiten, hat sich diese Zusammenarbeit tatsächlich in Heller und Cent ausgezahlt. Wir, das Stadtwaldhaus Krefeld mit einem Biergarten von ca. 2000 Sitzplätzen, von unseren Gästen 2 mal in Folge zum beliebtesten Biergarten im Fachmagazin Fallstaff gewählt, mit 2 Veranstaltungsräumen mit Kapazitäten bis zu 800 Personen und einer Auslastung von ca. 250 Veranstaltungen im Jahr, ausschließlich Gastronomie, können uns bei Ihnen für die hervorragende Zusammenarbeit der letzten 5 Jahre nur bedanken. Ich freue mich weiterhin auf unsere konstruktive Zusammenarbeit!

Helmut Lang | Inhaber | Stadtwaldhaus Krefeld

Eine wirklich sinnvolle Investition wenn man in der Zukunft auch Gewinne einfahren will. Die alten Aufschlagskalkulationen sind nicht mehr zeitgemäß und geschäftsschädigend!!! Jeder Gastronom sollte noch heute auf Kalkulation mit Deckungsbeitrag umsteigen. Wir haben mit Herrn Ladwig zusammen einen fabelhaften In-House-Workshop durchgeführt und umgehend umgestellt. Je mehr Leute im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen umso schneller lässt sich so etwas umstellen. Ein großes Lob nochmals an den F&b Support und Herrn Ladwig. Der Mann weiß wirklich was er tut!!! Absolute Kaufempfehlung!

Holm-Christopher Kunze |Thunderbike Roadhouse | Andreas Bergerforth e.K

„Wenn ich mich mal selbstständig mache, mache ich das nur mit der Unterstützung von Herrn Ladwig und seinem F&B Support“. Nun bin ich seit 3 ½ Jahren selbstständig. Seither begleitet mich Uwe Ladwig. Ganz selbstverständlich mache ich täglich meine Eintragungen in meine Erfolgskennzahlenliste. Kaum Mehrarbeit zu den täglichen Buchhaltungsarbeiten. Ohne Kennzahlen kann ich mir das Führen meines Betriebes gar nicht mehr vorstellen. Meine Bank ist beeindruckt von meinen Kennzahlen und wünscht sich mehrere Kollegen vor Ort, die genauso aussagekräftige Zahlen vorlegen können. O-Ton meiner Bankberaterin. Ich kann diese angenehme und fruchtbare Zusammenarbeit nur empfehlen.

Martina Herzog | Inhaberin | Weinrestaurant Civitas

Es ist schon einige Zeit her das wir auf Herrn Ladwig mit seinem F&B Support aufmerksam geworden sind. Die Webinare zu dem Thema Kalkulation kann man nicht oft genug sehen. Wir selbst haben mit unserer neuen Speise- und Getränkekarte endgültig die alten Zöpfe abgeschnitten und konsequent die Methode der Deckungsbeitragskalkulation umgesetzt. Die systematische Vorgehensweise dieser Methode deckt schnell auf was für gravierende negative Folgen eine Aufschlagskalkulation hat. Natürlich finden nicht alle Gäste diesen Weg gut, jedoch gehen wir jeden Tag diesen Schritt und können Dank unserer Erkenntnis dem Ganzen trotzen und werden irgendwann auch den Platz an der Sonne genießen können. Wir persönlich gehen in der Betrachtung der gastronomischen kaufmännischen Leistung weiter als Herr Ladwig und behaupten, dass viele Kollegen nicht mal eine Aufschlagskalkulation verwenden. Hier kommt eher der gute alte Begriff „Taschenlampenkalkulation“ zum Tragen. Wir sind Gastronomen mit Leidenschaft und wünschen uns, dass alle Kollegen umdenken und diesen Weg mitgehen. Wir können es nur empfehlen.

Kerstin Gutsch

Die Thommen Gastronomie AG umfasst insgesamt 11 Betriebe mit individuellen und eigenen Konzepten. In der Thommen Gastronomie AG Gruppe werden - mit speziellen Tools aus dem Controlling wie unser Erfolgskennzahlensystem, Kalkulation mit Deckungsbeitrag, Speisendiagnosen, Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen - die stetigen Entwicklungen überwacht. Herr Ladwig hat diese Controlling-Tools in unsere Betriebe eingeführt. Wir wissen heute täglich in jedem Betrieb, wo wir mit unserem Deckungsbeitrag 1 und Deckungsbeitrag 2 stehen. Ich kann und will mir nicht mehr vorstellen, meine Betriebe ohne die täglichen Kennzahlen zu führen. Vielen Dank Uwe Ladwig vom F-B Support für das geniale System der täglichen Betriebssteuerung.

Beat Thommen | Inhaber | Thommen Gastronomie AG

Mit dem Kalkulationspaket All-in-one vom F-B Support konnte ich schnell und einfach meine Speisenkalkulationen erstellen. Zusätzlich habe ich es geschafft, meinen Wareneinsatz zu verbessern und dank der genialen Speisendiagnose den Deckungsbeitrag der Hauptgerichte zu erhöhen. Die Investition in die Kalkulationsprogramme und die Zeit zur Erstellung der Kalkulationen haben wir schon mehrfach wieder herausgeholt.

Ich kann jedem Küchenchef die Kalkulationshilfen des F-B Support uneingeschränkt empfehlen. Der nächste Schritt wird nun sein, auf ähnliche Art und Weise unseren Wareneinsatz im Beverage-Bereich zu optimieren. Mit einem minimalen Aufwand pro Tag weiß ich am Ende des Tages auf den Cent genau, wie es in unserer Kasse aussieht und nicht erst 4 Wochen später, wenn die BWA vom Steuerberater zurückkommt. Dann wäre es zu spät, um reagieren zu können.

Dank dieser Programme bin ich mittlerweile in der Lage, Küchenchefs und Gastronomen professional zu unterstützen, damit diese mehr Geld auf Ihrem Konto zu haben.

Fragen Sie Günter Kerlin vom Restaurant Kerlins Kupferpfanne in Garding

Mein Kalkulationsmentor Herr Ladwig mag es so zu vermitteln:

„Das Geld ist nicht weg… Es hat nur jemand anderes“

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording

Stephan Matschulla Küchenchef Strandbar 54° Nord - St. Peter Ording
Wir arbeiten jetzt 1 Jahr mit Herrn Ladwig zusammen und haben schon erhebliche Steigerungen im Deckungsbeitrag 2 erzielen können, die Kennzahlen Tabelle ist Goldwert und die Speisenkartendiagnose ebenfalls. Das Paket ist sehr zum Empfehlen.
Frank Hofrogge Direktor Hotel Heidegrund Garrel
Frank Hofrogge | Direktor | Hotel Heidegrund Garrel
Der allerwichtigste Leitsatz von Herrn Ladwig: "wer sich mit seinen Zahlen beschäftigt, bei dem bessern sie sich" Ich kann das aus unserer Zusammenarbeit nur bestätigen.
Halu Straub | Inhaber in Rente | Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf
Halu Straub | Inhaber in Rente| Hotel & Brauereigasthof | Drei Kronen Memmelsdorf